Podemos definir o que é fechamento de caixa como a atividade na qual se registram as entradas e saídas financeiras do seu negócio. A grande maioria opera essa tarefa diariamente, mas o processo pode variar conforme a configuração da empresa e como é a escala dos funcionários responsáveis por essa tarefa.
Compreender o fechamento de caixa é extremamente importante para conseguir administrar as finanças do seu negócio. Ter conhecimento de como funciona o fluxo de caixa é o primeiro passo para exercer um maior controle sobre os valores e, consequentemente, melhorar a situação financeira.
Entretanto, mesmo com toda essa importância, não é difícil encontrar empresas no mercado que ainda não saibam como fazer o fechamento de caixa. Se ainda tem dúvidas, nós compilamos as principais informações em dicas simples para você não errar no processo. Aproveite!
1. Anote o saldo inicial que havia no caixa
Anotar o quanto se tinha no começo do turno, ou antes, do processo de fechamento. Esse é o primeiro passo para que você possa fazer a conferência e entregar o caixa sem sobras e faltas. Apesar de ser uma atitude simples, ela faz toda a diferença na hora de efetuar os cálculos e a conferência do dinheiro que entrou e saiu em determinado período.
Para evitar a imprecisão dos registros, você pode utilizar algumas ferramentas como um sistema automatizado ou, até mesmo, uma planilha de fechamento de caixa. Dessa forma, você evita erros que poderiam ocorrer caso o processo fosse registrado no papel e facilita muito o acesso aos dados. Este é um ótimo recurso de gestão financeira para o seu negócio.
2. Registre as entradas e saídas feitas no seu caixa
Em sequência, inicia-se o processo de registro das entradas e saídas que podemos considerar a essência sobre o que é fechamento de caixa. Basicamente, nessa etapa, todas as interações com dinheiro realizadas no seu negócio em determinado período são registradas. Elas se separam em 5 tipos diferentes:
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Vendas;
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Reforços, que se trata de inserir quantias no caixa para facilitar o troco;
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Sangrias, na qual se trata da retirada de dinheiro não programada;
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Devoluções;
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Débitos.
Um exemplo bem prático da importância desses pontos é verificar se os produtos foram vendidos com o preço correto. Com essa checagem, é possível saber dados interessantes como se o troco destinado ao cliente foi correto, essencial para medir o quanto de prejuízo o negócio pode ter recebido.
Logo, analisando todos esses aspectos, você irá entender o que acontece com o seu dinheiro, além de coletar dados essenciais para a formação da receita de seu empreendimento. Por isso, utilize inteligentemente o sistema automatizado ou uma planilha de fechamento de caixa para efetuar o melhor registro possível dessas informações.
Sempre que possível, acrescente detalhes importantes a respeito das entradas e saídas realizadas. Por exemplo, você pode optar por registrar os horários junto do que foi vendido ao invés de registrar somente o valor. Essa é uma das dicas de segurança importantes para qualquer estabelecimento comercial.
3. Separe todas as moedas e notas de dinheiro
Separar de maneira prática as moedas e notas de dinheiro é uma atividade muito importante quando se deseja compreender como fazer fechamento de caixa adequadamente. Tal influência se dá porque essa separação permite uma contagem mais fácil das quantias, o que agiliza como também é outro fator responsável por aumentar a precisão dos registros.
Percebe-se uma aplicação interessante dessa separação na hora de contabilizar os trocos mais “quebrados”, conforme chamados, as quantias menores recebidas ou enviadas por moedas. O registro e conferência desses valores costuma confundir muitos operadores pelo fato de estarem distribuídos de forma desorganizada no caixa, acontecimento esse que não ocorre quando as quantias estão separadas adequadamente.
4. No final do dia, bata todos os valores do caixa
Quando se trata de bater todos os valores, falamos especificamente sobre a verificação dos registros realizados no período e correções antes de fechar o caixa. Como, após o fechamento não se pode alterar as informações registradas, tenha muito cuidado no momento de realizar essa operação, essa é outra dica de gestão que funciona para supermercados, lanchonetes, padarias e outros estabelecimentos comerciais de comida.
Uma dica muito importante é organizar um local, seja ele virtual ou físico, para guardar os comprovantes de transferência. Com a presença desse recurso, o seu negócio terá maior garantia das transações realizadas via Pix, TEF ou dinheiro e poderá registrar possíveis erros que podem ter ocorrido no guiamento das tarefas.
5. Confira uma segunda vez e, quando finalizar, feche o caixa
Conferir uma segunda vez é sempre uma garantia a mais de segurança e de que os seus registros estão corretos. Geralmente os modelos que realizam fechamento de caixa a cada troca de turno costumam aproveitar muito bem essa segunda revisão antes de fechar.
Esteja atento a qualquer diferença, mesmo que seja muito pequena, pois essas inconsistências podem revelar problemas nos métodos de atuação do negócio. O ideal é que os valores do caixa batam completamente com os registrados no sistema ou na planilha.
No fim do dia, a ideia é que se some todos os valores registrados e se obtenha o saldo final. Essa quantia vai revelar o progresso diário do seu negócio e, portanto, será fonte das futuras análises e tomadas de decisões para fazer o empreendimento crescer.
Quem é responsável pelo fechamento do caixa?
Qualquer funcionário capaz de utilizar o sistema escolhido para o fechamento de caixa pode ser colocado para realizar a tarefa. Apesar de ser essencial na organização dos negócios, percebe-se que não é uma atividade muito difícil, mas exige bastante atenção e foco.
É importante preparar o funcionário, principalmente deixando claro a importância do fechamento do caixa para a gestão da empresa. Se for necessário, estude aspectos da capacidade produtiva e veja como engajar e comprometer os colaboradores com suas respectivas funções no funcionamento do seu negócio.
Também garanta que o responsável por registrar os valores esteja habituado ao sistema escolhido para a realização do ato. Assim, garante-se que ele terá a preparação necessária para fazer os registros de forma eficiente e possa corrigir erros que aparecem com o cotidiano de trabalho.
Por conta da quantidade de informações necessárias, a nossa recomendação é determinar que o mesmo funcionário responsável por manusear o caixa também feche-o. Dessa forma, diminui-se a ocorrência de erros nos registros das transações e, consequentemente, aumenta a precisão dos dados registrados.
Qual é a principal função do fechamento de caixa?
A principal função do fechamento de caixa de maneira correta e padronizada é a de organizar a saúde financeira de seu empreendimento. Percebe-se, portanto, que mesmo o fechamento de caixa simples pode agir como uma espécie de monitoramento para as quantias do negócio.
Isso é bem importante, pois é muito comum que alguns empreendimentos relatem o uso do seu caixa para despesas que não possuem relação com o empreendimento, como contas pessoais, compras e outras semelhantes.
Esse cenário de desorganização traz prejuízos tanto no médio como no longo prazo, sendo este último o contexto no qual os efeitos negativos da falta de um fechamento de caixa são mais visíveis. Os problemas consequentes são bem conhecidos como dívidas, dificuldade de pagamentos de despesas e outros perigosos à saúde do empreendimento.
Por isso, fazer pelo menos um fechamento de caixa simples em períodos certos é de extrema importância para garantir eficiência e segurança no financeiro de seu negócio.
Como um tema de grande importância, sinta-se à vontade para conferir os passos novamente e conheça os benefícios da automação comercial para a gestão do seu negócio e como ela pode otimizar diversos processos, incluindo o fechamento do caixa!
